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高效会议的几项原则

发布时间:2018-03-23      1017次浏览

重庆会议与会展,包括重庆会议策划、会场搭建,会丘二都能为您提供完整的会议接待方案。


会议要高效,除了避免常见问题外,还须遵守以下几项原则

1.会议要规划

会议要有其召开的合理时间和频率,可调整例会的频率和时间长度;除了固定的例会外,还应有一些重大事项的专题会议,如果平时例会开得好,问题得到切实解决落实,例外的会议比例则会大幅下降。

2.准备要充分

重大事项必须提前足够的时间思考和准备,并在会前广泛征求意见,有些不便于在会上公开发表的意见或担忧也在会前提前沟通和解决掉,总之要提前充分做好准备,最好能基本达成共识,这样才可能在会议上快速作出决策,提高会议效率。

3.主题要集中

一次会议,最好只有一个主题,因为只有这样才能更好地集中相关人员,高效解决问题。综合性会议,主题最好也不要超过三个。议题越多,参加人员越多,“陪绑”的人越多,效率越低下。

4.人员要相关

一是要“少而精”,即仅让与会议议题直接关联的单位参加,协办的单位不用派人陪绑;二是要“有效”,具体的议题让主要负责人员直接汇报,领导不要代为汇报,避免“一问三不知”的现象出现;三是要有“决策权”,与会人员一定要有决策权,主管领导有事委派人参加,也要赋予相应的权利,否则就会因做不了主而造成议而不决。

5.流程要合理

会议的流程关系到会议是否真正民主、有效。一是主持会议应该是会议议题发起单位或办公室主持;二是领导应该最后讲话;三是会议发表意见时贯穿例外管理的原则,重复观点尽量少谈,尽量谈有建设性意见,且少发表主观意见观点而应以事实和数据支撑,出现跑题或刹不住车时要及时拉回来;四是繁简得当,有些问题简要介绍即可,重大问题讨论要充分;五是该议的时候要议,该决的时候要决,该举手的时候要举手,该签字的时候要签字,尽可能在会上形成决议而不要拖到会议结束了还没有结论。

6.时间要紧凑

要事先规定会议时间,一般的会议不要超过一小时,较长的会议要分大阶段进行,每阶段发言人的时间要规划和控制好,主持人要把握好会议节奏。对较长的会议要安排中场休息,否则开会时间开长了,与会者注意力也不容易集中。

7.决议要及时

会议的记录一定要规范、完整,从会议主题、与会人员缺席人员、发言、讨论记录到会议决议、表决情况等都要进行详细记录,可采用专用记录格式、卡片,做到规范、准确、可查,避免事后不认账。会议结束后,应尽快下发会议决议。

8.手段要先进

建议应用PPT,要求简明扼要、重点突出、逻辑清晰,图表结合。另外,电话会议、视频会议可大幅节省交通、住宿等费用和时间成本,大大提高沟通的效率。会议决议发放、跟踪等也可通过Email、OA、IM(包括QQ、POPO、MSN、SKYPE、RTX等)等多种工具和手段来宣导、提醒和落实。

9.执行要检查

会议决策情况的跟踪检查,尤其是关键节点的把握,最好能培养主动、及时汇报的职场习惯,最好能有配套的培训来进一步强化执行力。

10.结果要奖惩

大多数人不会做你期望的事,只会做你检查和奖惩的事。如果做与不做一个样、做好与做坏一个样,就会出现混日子、多一事不如少一事、多做多错少做少错、不求有功但求无过的局面和氛围。对不能及时、较好完成任务的予以帮扶、培训、批评,仍不行的须调岗或淘汰;对主动、积极、按时、高质量完成任务的则予以表扬、奖励或晋升等,让大家清楚地知道什么样的行为会受到奖惩,从而改变行为习惯。


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